¿Son demasiadas las tareas que haces cada día o son las herramientas y recursos las que no son adecuadas?

Cada vez que abro el ordenador se me acumulan las ventanas abiertas del navegador, los documentos a medio escribir, las notas y los programas de diseño.

Puede parecer un caos si lo ves desde fuera, pero te aseguro que cuando el tiempo apremia, un buen plan de organización, es el que me marca lo que quiero abrir en función de las tareas que quiero hacer cada día.

Al principio usaba sin pensar un programa u otro.

Hacía listas por todas partes y luego las tenía dispersas en diferentes documentos.

Usaba imágenes por un lado, guardaba las que me encontraba en internet por otro, y al final ya no me acordaba dónde estaba cada cosa cuando lo necesitaba.

Encontraba inspiración en un blog pero seguía leyendo otras entradas enlazadas, y cuando me daba cuenta, ya no sabía dónde estaba el primero.

Después de ya algún tiempo, puedo decir que he conseguido optimizar la organización de mis recursos.

Como emprendedor creativo estás constantemente buscando inspiración aquí y allá. Acumulas gran cantidad de información, que si no sigues cierto orden te pierdes.

Criterios de selección para la caja de herramientas online

• Herramientas que aportan valor al trabajo diario
• Son sencillas a la hora de utilizar. Quieres ganar tiempo, no perderlo.
• Se adaptan al tipo de trabajo que realizas.

[highlight color=»#fedc70″]Por eso he recopilado algunos recursos y herramientas que según mi experiencia me han ayudado a optimizar mi tiempo y sobre todo mi trabajo.[/highlight]

 

1. Organización de email

Para la organización de mi email uso Gmail hasta ahora la mejor herramienta de mail que he probado. Tiene muchas funcionalidades como crear carpetas, etiquetas, pestañas y tareas.

Además si usas google Apps for work  puedes abrir tu correo corporativo como si fuese un gmail, e incluso tener varias bandejas de entrada. Ahora no la estoy utilizando, pero sí que la he usado y te aseguro que te ahorra mucho tiempo. La volveré a usar sin duda, en cuanto retome mi trabajo al 100% con todos mis proyectos.

Otro truco para ahorrar tiempo con tu correo es usar el gmail offline. Cuántas veces estás sin conexión y justo es en ese momento, cuando tendrías tiempo para responder a tus correos. Pues esta herramienta va la mar de bien para esto.

2.Organización de proyectos

De forma offline, las que mejor funcionan son una libreta que llevo a todas partes y una pizarra.

Si aún no las usas te las recomiendo. No anotes sólo palabras o frases, haz dibujos, esquemas, diagramas… te ayudará a que tu trabajo sea aún más creativo.

Pero si hablamos de herramientas online, te recomiendo algunas de las que uso yo.

En Google drive guardo los documentos digitales que creo y además si trabajo con alguien puedo compartirlo y editarlo sobre el mismo, sin perder el control de cambios de cada persona.

El Google calendar lo tengo sincronizado con el móvil. Es genial para no olvidarme de nada. Además me sirve para organizar tareas a más largo plazo, que al ponerle fecha me hacen ver si pueden ser reales o no. Después añado acciones (mensuales y semanales) antes de mi objetivo a largo plazo (1 año), que me sirve para organizar los próximos pasos y para validar si me quedo corta o no.

También te recomiendo evernote. Yo la uso para anotar ideas que me encuentro por la red, páginas web, imágenes, noticias… Las puedes ordenar por categorías y en carpetas.

Y una herramienta que he descubierto hace poco y que sirve para organizar a partir de imágenes, es Dragdis. Si eres visual como yo, te va a encantar. La instalas en el navegador y cuando estás navegando por alguna página simplemente arrastras la imagen a la derecha del navegador y se guarda en la carpeta que hayas creado. Luego las podrás ver todas como un mosaico con los enlaces originales.

Otra herramienta que uso mucho es el Excel. Como complemento de tu calendar, aquí puedes organizar las tareas con detalle, crear checklists, plantillas para publicar en las redes sociales, plantillas para gestionar los títulos de los post de tu blog, ideas… Intenta no tener muchos excels, sería contraproducente, si después no sabes dónde están. Mejor agrupa por temáticas y utiliza las pestañas de cada documento para organizar el contenido. Por ejemplo, un solo Excel para comunicación en redes sociales.

Te dejo una lista de herramientas interesantes, para que eches un vistazo.

• Gestión de proyectos: Solo, Asana
• Webinars: Go to Meeting
• Analítica Web: Google Analytics
• Organización de ficheros y almacenaje: Dropbox, Box, Amazon S3
• Servicio de newsletter: mailchimp (es la que uso yo actualmente), mailrelay, aweber
• Para intercambiar ficheros pesados con tus proveedores/clientes: wetransfer (la versión gratis permite hasta 2Gb)

Herramientas online hay muchas, pero mejor es que empieces poco a poco a probar cuáles son las que mejor se adaptan a tu trabajo.

[highlight color=»#fedc70″]Aunque las herramientas que seguro son útiles para cualquier mente creativa, son una libreta y un boli.[/highlight]

 

Ahora te toca a ti, cuéntame en los comentarios…

• ¿Cómo gestionas toda la información que acumulas cada día?
• ¿Qué herramientas usas tú?
• ¿Cuál es la que más te gusta?